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PTA 2015-2016

RETRAITE INTERNE DU SAP/ANCB 2015

GRAND-POPO DU 20 AU 24 Septembre 2015

   

Rapporteurs

Sandrine  DOSSOU

             &                  

Romain CODJO

INTRODUCTION

Dans le cadre du bon déroulement de ses activités pour 2015 et 2016, le Secrétariat Administratif Permanent (SAP) de l’Association Nationale des Communes du Bénin (ANCB) a organisé du 20 au 24 Septembre 2015 sa retraite annuelle dans la ville de Grand-popo.

Elle avait pour objectifs de :

-          Réfléchir sur la mobilisation des ressources et le renforcement de l’autonomie financière de l’ANCB ;

-          Faire le point sur la mise en œuvre des différents projets/programmes en cours ;

-          Créer quelques instants ludiques et de récréation pour le personnel.

-          Réaliser le plan de travail pour l’année 2015 et 2016;

-          Finaliser certains dossiers urgents ;

-          Réfléchir sur d’autres dossiers qui pourraient aider le SAP à renforcer la visibilité de l’ANCB pour  2015 et 2016 ;

-          Passer ensemble de bons moments de convivialité pour se lancer dans le travail et atteindre les  objectifs fixés pour l’année 2015.

Cette retraite a permis aux membres du SAP/ANCB de sortir du cadre quotidien du travail, bien réfléchir sur la bonne marche des activités de leur structure et mieux échanger avec les partenaires afin de pouvoir atteindre les objectifs fixés.

                                      

DEROULEMENT

Les participants à la retraite se sont retrouvés dans la soirée du dimanche 20 Septembre 2015 à l’hôtel BEL AZUR de Grand-popo.

L’équipe du Secrétariat Administratif Permanent (SAP)  de l’ANCB à cette retraite était composée de :

- Arnos SOSSOU : Secrétaire Administratif Permanent

- Agathe ALLADAYE : Assistante du SAP

- Symponia DEGBESSOU : Comptable

- Annette ABIASSI : Consultante ANCB

- Georgette DJENONTIN : Chargée de Programme Développement Economique Local

- Stanislas HOUNKANLIN : Responsable de la cellule communication

- Romain CODJO : Consultant en communication

- Eusébio SANTOS : Assistant de recherche

- Lucie BARBIER : Assistante technique (Ambassade de France)

- Sègla LIHOUSSOU : Expert décentralisation et Eau

- Sandrine DOSSOU : Responsable Informatique

- Richard TCHEMADEME : Agent de liaison

- Alexandre ALADASSIVO : Conducteur de véhicule administratif

- Rafiatou ADJAI : Opératrice de saisie

- Marius GANDONOU : Expert foncier

S’est rendu à Grand-popo pour assister à la retraite qui a eu lieu dans la salle de Conférence de la dite Hôtel.

Pour une bonne planification des activités de la retraite un agenda est établi et respecté à la lettre sous la direction de Sègla LIHOUSSOU, modérateur de la retraite.

Outre l’ambiance conviviale qui caractérise l’intense activité intellectuelle de toutes les retraites internes du SAP, et comme à l’accoutumé le jogging matinal était encore au rendez-vous pour détendre et remettre d’aplomb tous les participants.

Pour mieux atteindre les objectifs assignés à la retraite, l’équipe du SAP a mené plusieurs activités au nombre desquelles :

Activités et résultats obtenus Les actions à mener , les recommandation et résolutions

1-    Sport matinal

Résultats obtenus :

Le sport matinal s’est bien déroulé tout au long du séjour. Tous les matins les participants de la retraite consacrent 30 min de leur temps à travailler leur muscles pour une belle reprise des travaux de la journée.

Le jogging  matinal doit être observé à chaque retraite.

2-    Présentation du plan stratégique dans sa version actuelle

La redaction du plan stratégique quenquennal de l’ANCB ayant été confié à un cabinet d’étude la version finale livrée a été présenté.

Sur ce point des travaux de groupe ont été rélialisé afin d’apporter un peu plus d’amélioration à ce qui avait fait.

Les points suivants ont été améliorés:

-          Amélioration des ressources financières de l’ANCB: comme résultat sur ce point, l’ANCB améliore ses ressources et accroît sa performance

-          DEVELOPPEMENT DES INTERACTIONS ENTRE L’ANCB ET LES AR/AD: comme résultat obtenu à ce niveau,

  • Les relations de partenariat entre l’ANCB  et les AR/AD sont renforcées
  • Les actions de l’ANCB dans les communes sont portées par les AR/AD
  • Les intérêts des AR/AD sont mieux défendus au plan national par l’ANCB

-          Renforcement des capacités de l’ANCB (Organes statutaires, Secrétariat Exécutif et Commissions Thématiques)

Comme résultat attend: Un plan intégré de renforcement de capacités des principaux acteurs de l’ANCB est élaboré et mis en œuvre

-          Renforcement des relations entre l’ANCB et l’Etat (Chef de l’Etat, Gouvernement, autres institutions de la République) comme résultat, l’ANCB  devient un partenaire privilégié de l’Etat et des autres institutions de la république

 

 

 

 

 

 

 

  • Action de lobbying et plaidoyer sur le renforcement de la decentralisation comme résultat:

-          L’ANCB renforce ses  capacités

-          Tous les ministères augmentent  les ressources

-          Les communes augmentent significativement leurs ressources propres (gestion foncière, promotion DEL, aménagement…)

-          Les communes se sont dotées de ressources humaines qualifiées pour leur développement

-          R5. Des réformes sont initiées pour renforcer la décentralisation.

(Pour les résulats obtenus voir les travaux de groupe)

Par rapport à l’amélioration des ressources :

  • Faire du lobbying et plaidoyer pour la prise d’un arrêté interministériel (MDGLAAT-MEFPD) pour pérenniser le prélèvement des cotisations à la source.
  • Appliquer rigoureusement avec respect des échéances, le barème par rapport au calcul des cotisations des communes.
  • Obtenir la mise à disposition de la subvention de l’Etat à travers la CONAFIL.
  • Faire du lobbying et plaidoyer pour une augmentation de 10 million par an (aller à 100 million) de la subvention de l’Etat.
  • Faire du lobbying et plaidoyer  pour la prise d’un arrêté interministériel afin de formaliser l’augmentation de la subvention de l’Etat.
  • Formaliser le cadre de concertation avec les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) (cadre annuel).
  • Développer de nouveaux projets avec d’autres partenaires.
  • Redynamiser l’offre de service relative à la gestion des gares routières.
  • Constituer un pôle d’experts à l’ANCB en vue de la fourniture des consultations aux communes à des coûts réduits.
  • Répertorier au niveau du Centre de documentation, les ouvrages liés à la décentralisation et les mettre à coûts réduits à la disposition des communes.
  • Faire du lobbying et plaidoyer afin d’obtenir une partie (%) du bénéfice de certaines sociétés qui opèrent sur le territoire des communes (SONEB, SBEE, les GSM et autres).

Comme recommandation les collègues ont propose de réduire à 5 au maximum les actions proposées.

Comme actions à mener par rapport au  DEVELOPPEMENT DES INTERACTIONS ENTRE L’ANCB ET LES AR/AD:

-          Opérationnalisation de la convention de partenariat entre l’ANCB et les AR/AD

-          Créer des outils de communication (espace de travail collaboratif, call center, mail professionnels (au choix des AR/AD), numéros corpo rates…) entre l’ANCB et les AR/AD

-          Créer un cadre de concertation permanent entre les instances de l’ANCB et les AR/AD (Secrétariat exécutif, Direction exécutive, Bureau…)

-          Renforcer les capacités du personnel des AR/AD.

Comme actions à mener par rapport Renforcement des capacités de l’ANCB:

-          Elaboration et mise en œuvre du plan de renforcement des capacités des membres des organes statutaires (Bureau National, Conseil National, Commissions Thématiques)

-          Elaboration et mise en œuvre du plan de renforcement des capacités du personnel du Secrétariat exécutif (formations, voyages d’étude, …)

-          Elaboration et mise en œuvre des procédures internes dans tous les secteurs d’activité de l’ANCB (procédures administratives, relations partenariales, procédures budgétaires et comptables, audits, missions, rémunération, …)

-          Elaboration et mise en œuvre du plan de renforcement de l’effectif du secrétariat exécutif

-          Dotation de l’ANCB d’un siège qui offre les conditions idoines de travail (plan architectural, mobilisation de fonds, construction, …)

Comme action en ce qui concerne le renforcement entre l’ANCB et l’état, il faut :

-          Doter l’ANCB d’un service « relations avec l’Etat et autres institutions de la République »

-          Initier des actions de lobbying et de plaidoyer pour rencontrer le chef de l’Etat en dehors de la présentation de vœux de nouvel an

-          Soumettre au Chef de l’Etat des mémorandums à l’occasion des JNC

-          Initier des actions de lobbying et plaidoyer pour participer aux conférences budgétaires

Comme actions de lobbying et plaidoyer sur le renforcement de la décentralisation :

-          Améliorer le fonctionnement et renforcer les capacités du SAP

-          Recruter et positionner sur les différentes thématiques du personnel adéquat.

-          Améliorer la gouvernance du Bureau Exécutif National et du Secrétariat Administratif Permanent.

-          Améliorer le cadre de travail du personnel et instituer un système de motivation.

-          Développer le lobbying et le plaidoyer en vue de auxcommunes ;

-          Développer le lobbying et le plaidoyer en vue de la mobilisation croissante des ressources propres des communes ;

-          Développer le lobbying et le plaidoyer en vue du transfert des ressources humaines qualifiées aux communes ;

-          Initier des démarches allant dans le sens de l’amélioration des textes de lois à travers des réformes;

-          Accroître le nombre de prestations au profit des communes

3-    Modalités de préparation et d'organisation du congrès   

A ce niveau des groupes ont été constitué pour une organisation plus détaillé et plus claire du congrès :

-          La logistique : à ce niveau un chronogramme a été mis en œuvre précisant le lieu, la date, la salle, Informations générales, Invitations, Matériels, Restauration, Animation culturelle, Hôtesses, Associations sœurs, Transport et hébergement.

-          Le budget

Par rapport au PROJET DE BUDGET 3EME CONGRES ORDINAIRE, les recettes s’élèvent à 50 642 500 FCFA. Le PDDC nous a déjà appuyé avec 10 000 000 FCFA et il nous reste donc à mobiliser 40 642 500 FCFA. L’ANCB serait en mesure de couvrir également les dépenses à hauteur de 15 000 000 FCFA

-          Prise en main du nouveau Bureau National

À ce niveau quelques propositions ont été faites:

Quand ?

Passation de service et retraite seront organisées dans la semaine suivant le Congrès.

Quoi ?

Leur donner « l’esprit ANCB »

-          Les immerger dans les réalités de l’ANCB

-          Leur présenter l’état des lieux et les amener à s’approprier les dossiers en cours

-          Prendre en compte leur vision pour l’ANCB

Quoi ?

  1. La passation de service sera suivie d’une retraite d’1,5 jour du BN pendant laquelle seront présentés :
    1. état des lieux des dossiers en cours : projets, campagne 15%, intercommunalité, budgets ;
    2. formation sur le leadership (PFL). Durant cette session doit être mis en avant la disponibilité et l’esprit d’initiative attendus, ainsi que les responsabilités des membres du Bureau national. Une « fiche de poste » sera transmise aux membres du Bureau national (base : statuts ANCB)
    3. composition et organisation des CT : membres, objectifs, agendas, sujets en cours.
  1. Suite à la retraite sera organisée à destination du BN (restreint) une série d’audiences auprès des autorités gouvernementales (MDGLAAT, MEFPD), des Institutions de la République (Assemblée Nationale, Cour Suprême), des PTF (Chef de file décentralisation, coopération suisse, Ambassade de France, DUE, GiZ, Ambassade des Pays-Bas)
  1. Au cours de la retraite et par la suite seront récoltés les éléments nécessaires à l’élaboration d’une opération de communication sur les membres du Bureau et leur rôle (portrait de chaque membre du BN dans un publi-reportage). La fiche de poste de chacun sera expliquée au sein du reportage.
  1. Une « identité ANCB » sera fournie aux nouveaux membres : puce corporate et adresse mail ANCB

-          Désignation des représentants des départements

Comme  propositions, il revient à l’ANCB de

-           Fixer une date butoir pour chaque département en tenant compte de la date prévue pour la tenue du congrès afin de procéder à la désignation de son représentant ;

-          Mandater un huissier pour constater la désignation du représentant ;

-          Fixer une date butoir pour l’acheminement par exploit d’huissier du PV de désignation ;

-          Le PV de désignation devra parvenir au secrétariat de l’ANCB sous pli fermé et à bonne date.

En outre, ceux des départements qui ne s’y conformeront pas se verront appliquer strictement les textes.

Comme recommandation ,il est prévu :

-          l’organisation d’une cérémonie d’installation du nouveau bureau de l’ANCB.

-          Prendre en charge les associations soeurs au lieu de leur acheter les billets.

Il est recommandé à ce niveau de solliciter le sponsor de MTN pour avoir des stylos par exemple, le sponsor de la CNCB, de la SOBEMAP. Bousculer les partenaires tels que : la Coopération Suisse, Ambassade des Pays Bas, Union Européenne pour un appui financier. Inviter CCP pour les étrangers.

Mais il est à noter qu’ il faut prendre soin d’annoncer dès les tournées de préparation que les membres du BEN doivent réserver ces deux journées après le Congrès pour le « team building » et préparer des créneaux pour les audiences suivantes.

Un hôtel proposant au moins 30 chambres est nécessaire. A priori, la passation de services et la retraite auront lieu à Glazoué.

4-    Présentation du PFL

Au cours de cette retraite l’expert foncier nous a fait part du projet foncier local et de son plan de travail annuel 2015 pour l’ANCB

5-    Présentation de l’outil de gestion de temps.

L’outil de gestion de temps est le fruit de notre formation sur la gestion de projet et la gestion de temps. C’est un outil de gestion de travail collaboratif complet qui gère à la fois les agendas du personnel de l’ANCB, les contacts disponible à l’ANCB, les newsletters, les tâches en cour d’exécution de chaque cadre, un forum pour les discutions à l’interne.

6-    Révision du barème de répartition des cotisations et possibilités de mobilisation d'autres ressources

Le barème actuel des cotisations de l’ANCB s’élève à 57,6 millions. Les prévisions pour 2016 s’élèvent 61,7 millions pour les 77 communes, mais avec le nouveau barème les prévisions pour 2016 s’élève à 84,8 millions.

7-    Grandes lignes du PTA 2016

Comme grandes lignes nous pouvons citer :

-          Renouvellement des conseils communaux et municipaux

-          Mise en place du nouveau Bureau de l’ANCB

-          Fin des programmes Asgol et PNC et démarrage nouvelles phases

-          Election présidentielle en début d’année

-          Nouveau plan stratégique 2015 – 2019

-          Organisation du Forum bilan sur la décennie de la decentralisation

-          Adoption d’une nouvelle loi sur la fonction publique avec la prise en compte de la fonction publique territorial

Comme principaux défis l’ANCB doit:

-          Réussir l’organisation du Congrès de novembre 2015 de même que le team building du Bureau National

-          Mobiliser les ressources pour le financement du nouveau plan stratégique

-          Articulation des différentes compétences disponibles à l’ANCB

-          Opérationnalisation et fonctionnement de toutes les commissions thématiques

Pour une bonne mise en oeuvre des activités, des taches ont été confié à chaque cadre ANCB. Il s’agit de:

  • Tournée de préparation du Congrès (Président et
  • Coupler le team building avec la passation de service (Stan et Marius)
  • Réaliser un répertoire des élus avec les profils (
  • Tournée de sensibilisation des conseils communaux sur l’ANCB (Ambassade de France, PFL, PDDC) (Président et Arnos)
  • Développer des activités qui visent les acteurs infra communaux (
  • Développer un paquet d’activités de plaidoyer auprès des candidats à l’élection présidentielle (partage d’un document sur la position de l’ANCB en faveur de la décentralisation, discussion avec les candidats suivis d’engagements de ces derniers, communication dans la presse, …) (Romain et Santos)

Elaboration d’un document (Collection ANCB) sur les bonnes pratiques de gestion communale  (Annette)

Rédaction des TDR  ---  30 septembre 2015

Input des collègues ---- 02 octobre 2015

Finalisation des TDR  ---- 06 octobre 2015 (Lucie).

Il est recommandé à ce niveau de l’installé sur un serveur en ligne pour que à un n’importe quel point on puisse y accéder.

A ce niveau il est recommandé d’évaluer le coût des offres de services et d’exprimer le budget en pourcentage.

Evaluation de la retraite et Foire aux idées

Cette retraite a pris fin par un quartier libre pour les différentes courses de chaque cadre pour chuter enfin sur une distribution de prix à chaque participant.

LES POINTS FAIBLES DE LA RETRAITE

Tous les problèmes abordés n’ont pas été achevés à cause de l’insuffisance du temps pour mieux réfléchir et apporter des solutions nécessaires. Mais avec la répartition des travaux au niveau de chaque cadre les travaux iront à bout.

 LES RECOMMANDATIONS ET RESOLUTIONS

Il serait mieux que pour les prochaines retraites les travaux de groupe soient réparties à temps pour permettre à chaque cadre de bien réfléchir aux solutions à apportées afin de mieux travailler et gagner également en temps.

CONCLUSION

Cette retraite du SAP est une initiative à renouveler  chaque année pour une évaluation des activités de l’ANCB. Plusieurs sujets ont été débattu à cet effet tel que : Il s’agit de : la préparation du congrès,  le payement des cotisations par les communes … et ce, malgré d’énormes efforts de communication de l’ANCB (bulletin d’informations, site internet, communiqué de presse, …). La retraite nous a permis de réfléchir pour une bonne préparation du congrès, réfléchir sur d’autres dossiers qui pourraient nous aider à renforcer la visibilité de l’ANCB ce qui été fait également .Notons que d’autres part certains problèmes n’ont pas eu de solutions mais avec le temps l’ANCB trouveras gain de cause à tous ces problèmes.

ANNEXES

 

 

SYNTHESE DES TRAVAUX DE GROUPE

 

ACTUALITES COMMUNALES

Echos des Communes